Le changement de locaux d’entreprise en 6 étapes

Manque d’espace ? Besoin de vous rapprocher de vos fournisseurs ? Projet de développement de votre entreprise ? Il y a de multiples raisons qui poussent les structures à changer de locaux. Quand ils ne sont plus adaptés à la culture managériale de votre entreprise, il convient d’emménager ailleurs. Vous prévoyez de changer de local ? Voici 6 étapes à suivre pour assurer la réussite de votre projet.

Trouver les nouveaux locaux de l’entreprise

Lorsqu’il est question de changer de locaux d’entreprise, la première étape consiste à faire des recherches. La définition de votre zone de recherche dépend de votre emplacement cible. Vous n’êtes pas obligé de recourir aux services d’agents immobiliers. Vous avez la possibilité de vous faire aider par les acteurs locaux ou les startups spécialisées dans le domaine. Faire jouer votre réseau personnel et professionnel pourrait également s’avérer concluant.

Outre la définition de la zone de recherche, déterminez les critères relatifs aux besoins de votre entreprise :

• de quelle surface avez-vous besoin ?
• est-ce qu’une salle de réunion plus formelle est nécessaire ?
• préférez-vous un open space ou des bureaux individuels ?
• avez-vous besoin d’un grand entrepôt ?
• un parking plus grand est-il nécessaire ?
• etc.

Après avoir répondu à toutes ces questions, vous serez en mesure de communiquer plus facilement vos exigences aux professionnels qui vous aident dans votre recherche.

Plus que les détails concernant les locaux adaptés, vous avez également besoin de définir votre budget. Déménager représente un coût. Entre le loyer, le prix de la prestation des déménageurs et le budget à prévoir pour faire nettoyer ses bureaux à Paris, la facture peut vite devenir salée. C’est pourquoi il est nécessaire de déterminer un budget maximum de loyer.

Par ailleurs, en choisissant bien l’emplacement de votre nouveau bureau, vous avez des chances de réduire le coût global de votre déménagement. Avant la définition du budget, pensez également à la sécurité de vos bureaux. Un quartier non assuré peut représenter un risque pour votre entreprise et pour votre personnel. L’accessibilité est un point important pour faciliter les transports de vos marchandises ou juste pour l’accès à vos bureaux.

Signer le nouveau bail et mettre fin à son contrat de bail actuel

Vous avez l’obligation d’informer votre bailleur actuel de votre souhait de déménager et de quitter les locaux actuels. Cependant, il est recommandé de le faire uniquement après avoir signé votre nouveau bail. En d’autres termes, votre recherche de locaux doit coïncider avec le préavis mentionné dans votre contrat de bail.

Conclure le nouveau contrat de bail

Après avoir visité les nouveaux locaux et décidé si un bien particulier correspond à vos besoins, procédez à la signature du bail. Négocier le contrat est une étape importante. Ne le confiez pas à votre agent immobilier. Même si certaines clauses ne peuvent pas être négociées, comme la durée de bail ou l’état des lieux, vous pouvez user de votre talent de négociateur sur :

• le loyer,
• l’échéance de paiement,
• le dépôt de garantie,
• les travaux à effectuer,
• les modalités de résiliation de bail.

C’est au moment des visites que vous construisez les argumentaires de négociation. En analysant les points forts et les points faibles des locaux, vous aurez plus de chances de faire céder le propriétaire. Côté travaux, si vous avez des chartes graphiques et des couleurs à respecter ou des logos à dessiner, il est plus judicieux de confier les opérations à votre dessinateur et votre peintre habituels.

Résilier le contrat de bail actuel

Avant toute chose, relisez attentivement votre contrat de bail actuel. Prenez en compte les clauses mentionnées concernant les conditions de résiliation. Généralement, le préavis est de 6 mois pour un bail commercial. Ce qui signifie que la recherche de votre local doit se faire quelques mois avant le début du préavis. Ce délai peut être plus court ou plus long, selon votre contrat de bail. De ce fait, au moins 6 mois avant la date de déménagement, envoyez une lettre recommandée ou dépêchez un huissier pour informer votre bailleur de votre intention. Cette démarche plus formelle vous met à l’abri des mauvaises surprises.

Si vous venez d’acquérir ou de construire un bâtiment, vous n’avez plus à rechercher un local ni à négocier le contrat de bail. En revanche, vous avez toujours l’obligation d’informer votre bailleur actuel.

Informer les collaborateurs

Cela peut être une étape insignifiante pour certains, mais elle est essentielle pour impliquer entièrement vos salariés du déménagement prévu. Dans une entreprise, la circulation de l’information est cruciale. Lorsque la direction a décidé de déménager, elle doit faire part de cette décision au département des ressources humaines. Mettez également au courant le service du personnel et de la communication.

En impliquant les représentants du personnel, vous motivez l’ensemble de vos salariés sur les différents travaux à faire prochainement. En effet, déménager nécessite une certaine préparation comme la réorganisation des dossiers en cours, le classement des dossiers terminés ou encore le bouclage de certains dossiers avant le déménagement.

Planifier le déménagement vers le nouveau local d’entreprise

La planification de votre déménagement se fait après la signature du contrat de bail et à la fin du préavis. À la signature de votre bail, vous avez déjà les dates de toutes les opérations à réaliser comme l’état des lieux, le nettoyage des locaux, l’arrivée des déménageurs, etc.

Il est alors temps de réaliser un cahier des charges pour déterminer les différentes tâches à réaliser et leurs échéances. Certes, vous pouvez faire appel à une entreprise de déménagement. Cependant, vos salariés doivent ranger et étiqueter eux-mêmes leurs cartons. Cela permet de se retrouver rapidement dans le nouveau local.

Il est recommandé de désigner un responsable de déménagement pour sensibiliser et motiver vos équipes sur cette étape de la vie de l’entreprise. Cette personne coordonne chaque opération et s’applique à respecter le cahier des charges. Une bonne organisation permet de suivre le calendrier défini et d’alléger la charge de travail de tout un chacun. En effet, malgré le déménagement, votre activité ne peut pas s’arrêter.

Outre l’élaboration et le suivi du programme de déménagement, le responsable peut également réaliser toutes les démarches inhérentes au changement d’adresse :

• contacter vos partenaires professionnels et vos clients,
• aviser les administrations officielles,
• publier la nouvelle adresse sur un journal d’annonces légales.

Il peut également s’occuper de toutes les paperasses sur les différents documents de votre entreprise (carte de visite, signature électronique, lettre officielle, site web, etc.).

Nettoyer les nouveaux et les anciens locaux

Le nettoyage des bureaux fait partie des priorités lors du changement de locaux d’entreprise. Dans le nouveau local, une remise en état est indispensable avant l’installation. Pour les anciens locaux de votre entreprise, la remise des clés ne peut se faire qu’après un bon nettoyage.

Nettoyer le nouveau local

Si vous suivez bien toutes les étapes mentionnées dans votre cahier des charges, l’engagement d’une entreprise de nettoyage fait partie de votre priorité. Faire appel à une entreprise de nettoyage est indispensable pour permettre à vos équipes de se sentir à l’aise dans le nouveau site. Par ailleurs, si vous avez effectué quelques travaux, un professionnel est plus apte à gérer et à se débarrasser des résidus et des saletés dans votre nouveau local.

Procéder à un bon nettoyage vous permet de travailler dans un milieu sain et accueillant. De plus, il vous permet de donner une meilleure impression à vos clients et à vos partenaires. Cependant, remettre en état les nouveaux locaux nécessite l’intervention d’un personnel qualifié, apte à manipuler les équipements spécifiques et les produits d’entretien.

Même si vous disposez d’un personnel interne pour le nettoyage, il convient de recourir à une entreprise spécialisée à la fin des travaux effectués dans vos locaux.

Nettoyage des anciens locaux

Cette étape est normalement à faire après le déménagement. À la remise des clés, vous devez effectuer un état des lieux de sortie. Avant ce rendez-vous, il convient de nettoyer les locaux et de les remettre en état. Là aussi, vous avez besoin de recourir aux services d’une société de nettoyage et de professionnels en matière d’installation électrique, de bricolage, etc. Vous ne pouvez pas récupérer votre dépôt de garantie si l’état de lieux d’entrée et l’état de lieux de sortie ne sont pas identiques.

Même si vous ne nettoyez pas les deux locaux au même moment, il est possible de faire appel à une seule entreprise de nettoyage pour les deux créneaux. Il suffit de bien expliquer vos attentes.

Procéder au déménagement

Le jour du déménagement, vous avez besoin de toutes les aides possibles. Il est même conseillé de solliciter la participation de tous vos employés. Si tout le monde met la main à la pâte, une journée est largement suffisante pour déménager l’ensemble de l’entreprise.

Si vos salariés ont préparé les cartons au préalable, les déménageurs n’ont qu’à les transporter dans votre nouveau site. Même le rangement et l’agencement de tout votre mobilier ne prendront pas beaucoup de temps si chacun s’occupe de son propre bureau.

Il est conseillé de procéder au déménagement lorsque vos bureaux sont fermés, pendant le week-end par exemple. Pour récompenser vos salariés, organisez une petite collation. Certaines entreprises proposent même une petite prime aux participants pour les motiver.

Conclusion

Le changement de locaux d’entreprise n’est pas une démarche facile. Il représente une organisation de plusieurs mois, de la recherche de nouveaux locaux jusqu’au jour du déménagement. Même s’il s’agit de l’initiative de la direction, tous les départements doivent participer pour réduire la charge de travail le jour J.

Votre entreprise a la possibilité de faire appel à des entreprises pour le nettoyage ainsi que pour le déménagement de vos affaires de bureau. En suivant à la lettre les étapes de déménagement, vous vous retrouverez à votre nouvelle adresse dans les délais impartis.