Gestion hôtelière : quel système de réservation privilégier ?
Pour optimiser leur expérience client, les responsables d’hôtel souhaitent disposer d’un système de réservation simple et innovant qui facilite la procédure de réservation. D’où l’intérêt d’opter pour un outil en ligne qui est disponible à tout moment et qui propose une utilisation intuitive. Le développement d’internet a favorisé l’essor de nombreux outils en ligne et les clients sont désormais habitués à tout réserver en ligne. Que ce soit au bureau, dans le métro ou à la maison, il suffit de quelques clics pour réserver un restaurant ou un billet d’avion.
Le système de réservation d’hôtel doit intégrer de nombreuses fonctions pour être performant. Les fonctionnalités doivent faciliter la tâche aux clients et vous éviter des taches chronophages et répétitives. Tel est l’objectif d’un système de gestion intégrée. Pour cela, vous devez vérifier plusieurs points lors de la sélection de votre système de gestion en ligne.
La réservation intégrée et ses fonctionnalités
Le moteur de réservation ou réservation intégrée qui est également appelé Booking Engine, est un système de réservation en ligne. Il est intégré étant donné qu’il est directement relié à votre site internet et permet à vos clients de réserver directement via un processus sécurisé. Le moteur de réservation est connecté au site de l’hébergeur. Lorsqu’il est intégré au logiciel de gestion hôtelier (PMS), il synchronise les données de réservation fournies par les clients. Il importe toutes les informations en tenant compte de votre calendrier pour effectuer les réservations, ce qui permet de faciliter la gestion de vos activités.
Il peut s’intégrer aussi bien à un site existant qu’à un site en création. Son installation est relativement simple, mais nous vous recommandons de faire appel à un spécialiste pour vous aider à mettre en place un système de réservation intégrée pour plus d’efficacité. Vous pouvez également ajouter un bouton de réservation à votre site. Celui-ci redirige les visiteurs de votre site web vers la page de réservation pour faire des réservations directes. Il permet des réservations et des paiements rapides et sécurisés. Les clients ne seront donc plus obligés de passer par une agence de voyage pour réserver leur chambre d’hôtel.
Objectifs du système de réservation intégrée
La mise en place d’un système de gestion intégrée répond à de nombreux objectifs.
La gestion des réservations
Le système de réservation intégrée doit permettre une gestion plus efficace des réservations. Avec un tel dispositif, les réservations ne se font plus manuellement. Quels que soient les canaux de distribution, le processus de saisie et de gestion des réservations doit être automatisé pour vous permettre de vous concentrer sur d’autres tâches. Le dispositif réduit les risques de surbooking et améliore considérablement l’expérience client.
Des réservations directes
Le système mis en place doit faciliter les réservations directes qui seront redirigées vers le site web de l’hôtel. La plupart des clients préfèrent en effet réserver en ligne plutôt que de le faire par appel téléphonique ou de passer par une agence de voyage. En optant pour un système de réservation en ligne, vous leur facilitez le processus et maximisez vos revenus sur les réservations.
Améliorer la visibilité du site web de l’hôtel
Le logiciel a également pour rôle de rendre le site de l’hôtel encore plus visible sur la toile. Le système de gestion ne sera en effet efficace que si la marque de l’hôtel est visible et attrayante. Pour cela, vous devez privilégier un site entièrement structuré, intuitif, convivial qui incitera les clients à opter pour votre établissement et non pour un autre.
La maîtrise des canaux de distribution
Cet outil doit également vous faciliter la mise en place et la gestion de votre politique commerciale. Il est indispensable pour un hôtel de nouer des partenariats avec les différents intervenants du secteur. Cela contribue à la croissance des activités et rend l’établissement plus compétitif. Un outil gestionnaire de canaux vous permettra également d’avoir une politique de diversification variée qui pourra attirer et maintenir le flux de réservation.
Les avantages d’un logiciel de réservation intégrée
Il y a plusieurs avantages à utiliser un tel outil. Tout d’abord, grâce à ce dispositif, votre établissement apparaîtra facilement dans les moteurs de recherche et les clients pourront prendre contact avec vous plus facilement. Voici les autres avantages liés à l’usage de cet outil.
Augmenter le nombre de réservations en ligne
L’intégration du bouton de réservation permet d’augmenter les réservations qui sont désormais rendues faciles. Les internautes ne sont plus obligés de passer par des voyagistes. Les clients peuvent faire leur réservation instantanément et faire des paiements sécurisés. Les réservations directes sont gratuites et n’occasionnent pas le paiement de commissions. Vous n’aurez donc pas de charges à supporter à ce niveau.
Création de bons d’achat
Les bons d’achat sont importants pour le développement des affaires. Le bon d’achat ne se réfère pas seulement aux bons de valeur vendus sur certains sites. Il s’agit également des promotions et diverses actions que vous pouvez entreprendre pour animer le service commercial. Quelle que soit la nature des bons d’achat que vous émettez, votre système de gestion doit les générer automatiquement et de manière efficace. Pensez également à émettre des bons d’achat qui peuvent être acceptés par d’autres portails d’achat afin que vos clients puissent s’en servir eux même.
Évitez les situations de surréservation
La mise en place d’un PMS (Système de Gestion de Propriété) permet une gestion automatique des réservations. En l’associant à votre calendrier de réservation, le processus de réservation sera synchronisé et vous éviterez ainsi des doublons, des erreurs et omissions, etc. Le système transfère les réservations en ligne directement dans le calendrier de réservation. Ce qui limite les erreurs d’imputation et la surréservation. Vous et vos équipes gagnez ainsi du temps et de l’énergie et vous pouvez vous focaliser sur les tâches à haute valeur ajoutée.
Avoir une grande ouverture à l’international
Le bouton de réservation sur le site de l’hôtel favorise également les réservations depuis l’extérieur. Le site étant plus visible est désormais accessible aux internautes de divers horizons. En autorisant le paiement par des devises et la rédaction d’un contenu multilingue permettra de faciliter les échanges et d’attirer les clients étrangers.
Sécuriser la trésorerie
Le logiciel de gestion a également un logiciel de paiement intégré qui permet des paiements faciles et sécurisés pour les clients. Vous n’êtes plus obligé d’attendre que les clients soient sur place pour effectuer les paiements.
Vous êtes disponibles tous les jours et à toute heure
Vos clients étrangers se situent à plusieurs endroits du globe avec des fuseaux horaires différents. Cela ne les empêchera pas de faire des réservations instantanées sans tenir compte de l’heure du jour ou de la nuit.
Concurrencez les voyagistes
Généralement, les voyagistes préfèrent faire leur réservation directement sur le site web des hôtels. Cela leur revient beaucoup moins cher que de passer par les sites de voyage. Par ailleurs, la plupart des clients aiment avoir un aperçu de leur lieu d’hébergement avant de réserver. En favorisant les réservations directes en ligne, vous maximisez les chances de convertir un grand nombre de clients. Parallèlement, vous faites de grandes économies sur vos factures.
Le module de réservation
Le module de réservation est d’une aide précieuse qui vous permet de proposer différentes prestations (location à la journée ou par tranche horaire) à vos clients. Pour chaque location, vous disposez de plusieurs paramètres grâce auxquels vous pouvez définir un certain nombre de choses : les réservations, les prix de base, les prix par tranche d’âge, les services gratuits, les jours et les heures d’ouverture et de fermeture, etc. Le module de réservation est utile et vous aide à faire de nombreuses choses sur votre site.
Créer des fiches de location
Avec ce module, vous pouvez ajouter les photos de présentation des chambres. Il vous est également possible de configurer votre localisation exacte sur une carte Google Maps. Présentez le détail de vos différents chambres et logements grâce à l’éditeur de texte enrichi. L’éditeur permet de faire la mise en forme de vos textes pour les rendre encore plus agréables. Définissez également les diverses informations pratiques sur votre site : la surface, les équipements, la capacité de l’établissement, les services connexes, les conditions de location, etc.
Affinez votre système de réservation
Certains établissements sont périodiques ou sont fermés durant certains jours. Si tel est votre cas, le module vous aide à gérer vos horaires et périodes de fermeture. Si vous effectuez des réservations en passant par des sites tiers ou par téléphone et que vous souhaitez gérer les horaires pendant la période de fermeture, vous pouvez le faire avec le module.
Ajoutez des options
Non seulement vous pouvez modifier les prix selon les différentes périodes, mais vous pouvez également intégrer des options payantes ou gratuites pendant la réservation sur le site. Il est également possible de proposer des services complémentaires comme le ménage, un lit de bébé, le repas en chambre, etc.
Proposez des paiements en ligne
Avec le module de réservation, vous mettez vos locations en valeur en fonction du planning et de la disponibilité des logements. Les internautes peuvent ainsi faire leur réservation directement et payer en tenant compte des dates disponibles. Pour confirmer la réservation, vous avez la possibilité de configurer le paiement intégral ou partiel de la réservation. Les clients auront le choix entre les cartes bancaires, les portefeuilles électroniques ou les moyens de paiement traditionnels : virement, chèque, etc.
