Logiciel de devis pour artisans : les fonctionnalités adaptées au secteur

Gain de temps, gestion simplifiée, gain d’efficacité, suivi de chantiers optimal, maîtrise de la trésorerie… tels sont les arguments solides en faveur des logiciels de devis et de facture pour les artisans du bâtiment. De telles solutions permettent en effet à tout artisan de générer en seulement quelques clics des documents conformes à la législation en vigueur. Il peut ainsi dégager plus de temps pour se consacrer davantage au cœur de son métier ainsi qu’à ses clients. Faisons le point sur les bonnes raisons d’investir dans de tels logiciels et surtout sur les différentes fonctionnalités dont les artisans du bâtiment ont réellement besoin.

Logiciel de devis : quelles fonctionnalités privilégier ?

Lorsque l’on est un artisan du BTP, l’établissement d’un devis est une étape incontournable, peu importe le corps de métier concerné : électricité, plomberie, menuiserie, maçonnerie, peinture…

Un rappel sur le principe du devis

Par devis, on entend une proposition commerciale que l’on fait à son client et qui demeure valable jusqu’à ce que ce dernier fasse le choix de la valider ou non. Cet outil commercial se révèle crucial bien que son rôle soit similaire à celui d’une facture proforma puisqu’une fois signé par les deux parties, il vaut directement accord et engagement. En d’autres termes, en transmettant ce devis à son client, l’artisan BTP s’engage à fournir les services et/ou les biens précisés dans le respect des prix et conditions qui y sont mentionnés noir sur blanc.

Par ailleurs, un devis permet aux clients d’analyser les tarifs et d’éventuellement les comparer à ceux pratiqués par les autres artisans BTP. À travers celui-ci, ces clients peuvent juger du professionnalisme et de la fiabilité de leur interlocuteur.

Qu’est-ce qu’un logiciel de devis et de facturation ?

L’établissement d’un devis à la fois clair et complet n’est pas chose facile. On est en effet contraint d’y inclure un certain nombre d’informations pour qu’il soit valide. Cependant, il apparaît plus opportun de s’équiper d’un logiciel de devis et factures performant, un outil d’aide redoutable à la gestion comptable et administrative d’une entreprise du BTP. Comme l’indique son nom, ce logiciel permet à son utilisateur de créer des devis et des factures en bonne et due forme en quelques clics seulement.

Si certains sont centrés sur la création facture/devis, d’autres s’accompagnent d’un large panel d’outils de gestions avancés. Dans tous les cas, ces solutions logiciels peuvent inclure des bibliothèques métiers qui feront le bonheur des artisans BTP qui sont bien souvent amenés à facturer des ouvrages aussi complexes que diversifiés.

Quoi qu’il en soit, la grande majorité des logiciels de gestion allient à la fois simplicité et ergonomie. Ils peuvent fonctionner aussi bien sur les ordinateurs (Windows, MacOs…) que sur les smartphones et tablettes, ce qui en font des solutions adaptées aux besoins des artisans du BTP qui, dans le cadre de leur activité, sont constamment en déplacement. Il est même possible d’accéder à toutes les fonctionnalités de certains logiciels sans réseau. Ainsi, où que l’on soit et à tout moment, on peut accéder à son interface, même sans connexion internet.

Les fonctionnalités liées à l’établissement de devis et de factures

Vous êtes un artisan ou une entreprise du BTP et vous désirez tirer le meilleur d’un logiciel de devis et de facturation pour gagner en fiabilité, en compétitivité, mais également pour développer votre activité ? La création de devis est sans doute la première fonctionnalité dont vous aurez le plus besoin. C’est en effet celle-ci qui vous permet d’établir librement et en seulement quelques clics vos devis travaux en ajoutant vos différents produits et prestations.

Le logiciel vous offre également la possibilité d’élaborer, de sauvegarder et d’enrichir vos propres bibliothèques d’ouvrages ou bases de prix et vous évite de facto de ressaisir chaque élément que vous placez le plus souvent dans vos documents. Ainsi, pour l’établissement d’une facture ou d’un devis similaire, vous n’avez qu’à dupliquer le devis/facture préenregistré dans vos bibliothèques. Notez que chaque fichier que vous placerez dans ces dernières peut être édité et personnalisé autant de fois que vous le souhaitez dans la mesure où il n’est pas encore numéroté. Une fois le devis/facture finalisé(e), il ne vous reste plus qu’à le numéroter avant de le transmettre à votre client. Parmi les fonctionnalités liées à la création de devis et factures figurent également :

• la signature électronique de devis (si cela est nécessaire),
• l’envoi de devis et de factures par e-mail,
• l’exportation des devis et factures,
• la création de factures d’acompte et intermédiaire, comme dictée par le Code Général des Impôts,
• la gestion des taux de la franchise et de la TVA,
• la gestion synthétique des bases clients,
• la relation avec les fournisseurs de matériaux,
• la transformation des devis créés en factures en un seul clic,
• le suivi des échanges comptables et de l’activité de l’entreprise,
• la mise en conformité des factures et devis créés selon les réglementations en vigueur…

Les fonctionnalités de gestion

Bien plus qu’un simple outil informatique permettant d’automatiser des tâches liées à l’établissement et à la gestion des devis et facture, un logiciel de devis/facture est une solution vous faisant profiter d’une gestion simplifiée et optimisée de votre activité. Vous bénéficiez ainsi d’un tableau de bord vous offrant une vision globale de l’avancement de vos devis et factures, ou, selon le modèle, de votre activité ainsi que de vos projets en cours.

Aussi simple d’accès qu’intuitif et évolutif, ce Dashboard vous offre la possibilité de suivre en temps réel la santé financière de votre entreprise de BTP, de connaître les devis impayés et factures en cours, de bien gérer vos rendez-vous, de connaître les documents administratifs à réaliser, de mettre à jour votre base de données clients, de gérer efficacement les matériaux et ouvrages, etc.

Accès au support

Dans l’éventualité où vous auriez du mal à manipuler votre logiciel de devis/facture, notez que certains fournisseurs, pour satisfaire les utilisateurs, incluent un support dans leurs solutions. Ce dernier vous permet ainsi d’entrer en permanence en contact avec un expert qui a pour mission de vous aider à exploiter au maximum la solution logicielle et de répondre à toutes vos questions, tout cela gratuitement. Avant d’investir dans tel ou tel logiciel de devis/facture, prenez le temps le temps de vérifier si la solution qui vous intéresse propose ce genre de service.

Artisan du bâtiment : pourquoi utiliser un logiciel de devis ?

Plusieurs raisons peuvent bien évidemment pousser les artisans du bâtiment à faire le choix de s’équiper d’un logiciel de devis/facture dans la réalisation de leurs missions quotidiennes.

Se conformer à la loi antifraude à la TVA

Depuis 2018, la législation française oblige tout professionnel redevable à la TVA, les artisans du bâtiment inclus, d’inclure dans son panel d’outils un logiciel de facturation et de devis ayant fait l’objet d’une certification. Cette disposition légale a été baptisée « loi antifraude à la TVA » et son non-respect est passible d’une amende s’élevant à 7 500 €.

Profiter d’un gain de temps, de productivité et de réactivité

C’est sans doute le tout premier argument évoqué par les fournisseurs qui vantent les qualités d’un logiciel de création de devis et de facturation. La raison est que grâce à un tel outil informatique, l’ensemble des tâches chronophages, fastidieuses et redondantes liées à l’établissement de devis et factures seront automatisées.

Le temps que l’on économise peut être affecté à l’amélioration de son portefeuille client et à l’optimisation des ventes de prestations. Qui plus est, l’outil aide l’artisan ou l’entreprise du BTP à limiter au maximum les oublis et erreurs. Il intègre l’ensemble des mentions obligatoires et fait régulièrement l’objet d’une actualisation pour être constamment conforme à la législation en vigueur. Le logiciel aide également son utilisateur à être plus réactif en lui offrant la possibilité de créer un devis/facture en un temps record.

Créer aisément une grille tarifaire

Pour un artisan, peu importe son corps de métier, la fixation du montant d’une facture ou d’un devis peut s’avérer aussi fastidieuse que complexe. La raison est que pour le faire, on doit tenir compte d’un bon nombre de critères. Heureusement, avec un logiciel performant, cette tâche se fera facilement, ce qui veut dire que l’artisan peut en profiter pour créer facilement sa grille de prix des ouvrages.

Créer des factures et devis professionnels

En s’aidant d’un logiciel devis/facture performant et incluant toutes les fonctionnalités dont il a besoin, un artisan du BTP peut établir un devis à la fois clair, structuré, précis, facilement compréhensible, sérieux et de qualité, augmentant ainsi ses chances de gagner la confiance de ses clients et de les satisfaire comme il se doit. Le logiciel permet également de gagner des chantiers supplémentaires.

Informations centralisées

Utiliser un logiciel de devis/facture pour les professionnels du bâtiment, c’est se permettre de centraliser, au sein d’une interface unique, l’ensemble des données indispensables au bon fonctionnement de son activité : devis, factures, commandes, fournisseurs, documents administratifs, dépenses… L’utilisateur peut ainsi retrouver ses informations sur un seul et même Dashboard, et donc vérifier en quelques clics l’avancement de ses chantiers. Celui-ci s’assure également de ne plus perdre ses documents et se débarrasse de toute la paperasse.