Les achats indirects, un formidable potentiel d’économies
Les différents types d’achats effectués par une entreprise pour son fonctionnement sont classés en fonction de leur caractère plus ou moins stratégique. On distingue ainsi les achats de production (dits achats directs) qui concernent le cœur de l’activité de l’entreprise (matières premières, composants etc.) et les achats indirects, nécessaires mais n’entrant pas dans les processus de production.
Définition
La catégorie des achats indirects regroupe les achats hors production et non stratégiques pour l’entreprise. Ces achats de produits et de services sont indispensables au fonctionnement de l’entreprise mais ne concernent pas le cœur de son activité. Il peut s’agir par exemple des dépenses liées à la téléphonie, aux véhicules de l’entreprise, aux voyages et déplacements, à l’entretien des locaux, à la restauration, aux prestations intellectuelles, etc.
Contrairement aux achats de production, la gestion des achats indirects est généralement peu structurée. Les entreprises ont ainsi souvent du mal à garder une vision globale sur leurs dépenses indirectes. Ces dépenses représentent pourtant une importante partie du budget global de l’entreprise et une gestion optimisée de ces achats non stratégiques permettrait de faire de grandes économies.
Achats sauvages : un enjeu de taille
Parmi les achats indirects, on distingue des sous-catégories comme celle des achats dits « sauvages ». Cette catégorie d’achats regroupe les achats très ponctuels et peu prévisibles permettant d’assurer le fonctionnement de l’entreprise et de faire face aux aléas du quotidien. On classe par exemple dans la catégorie des achats sauvages la location de chaises à la dernière minute pour un séminaire, l’achat de sel pour le parking par temps de neige, l’achat d’un outil pour réparer une machine etc.
Ces achats sporadiques sont généralement réalisés dans l’urgence, concernent des produits très variés et sont donc particulièrement difficiles à maîtriser. Les directions achats ont généralement du mal à garder un contrôle et une visibilité sur ces achats déstructurés et éparpillés dans tous les départements de l’entreprise. Ne respectant pas la politique d’approvisionnement de la société, ces achats sauvages engendrent la plupart du temps des coûts cachés (en moyenne 80 % !) et coûtent finalement très cher. Une bonne gestion de ce type d’achats indirects représente alors une énorme opportunité de sauvegarder du temps et de l’argent.
Rationaliser les achats sauvages
Prenons l’exemple d’un technicien chargé de réparer l’une des machines de l’entreprise. Il a besoin pour cela d’une clé à molette mais ne retrouve plus l’outil adapté. Il décide donc d’acheter une nouvelle clé en urgence. La réparation de la machine est urgente, alors le technicien ne sélectionne pas l’outil dans le catalogue du fournisseur de référence mais préfère se rendre dans la boutique de bricolage la plus proche.
Il acquiert ainsi une nouvelle clé à molette et peut terminer sa mission. Cet achat apparemment simple et anodin cache en réalité un gouffre financier pour l’entreprise. Le technicien a pris 30 minutes à 1 heure de son temps de travail pour aller acheter la nouvelle clé à molette, ce qui représente un coût de main-d’œuvre important.
Il a également parcouru plusieurs kilomètres pour se rendre au magasin et demande le remboursement de ses frais kilométriques. Pour finir, la note de frais de l’achat de l’outil est transmise au département comptabilité, ce qui correspond là encore à un coût de main-d’œuvre non négligeable. Au final, l’achat d’un simple outil à moins de 10 € peut revenir à un coût total de plus de 80 €.
Afin de gérer plus judicieusement les achats sauvages et éviter tous ces coûts cachés difficiles à contrôler, l’entreprise a tout intérêt à rationaliser ses achats indirects en mettant en place un système d’e-procurement, en mettant à disposition des services, des offres de produits négociés et en référençant un à deux fournisseurs principaux.
