Nettoyage de bureaux : quelles sont les obligations à respecter ?

Au-delà d’une simple question d’hygiène, le nettoyage des bureaux s’inscrit dans un cadre légal et réglementaire. Que vous soyez employeur ou prestataire de services, il est important de connaître les obligations qui encadrent cette activité. Tour d’horizon des obligations à respecter pour un nettoyage de bureaux conforme et efficace.

Respecter les normes d’hygiène et de sécurité au travail

Le nettoyage des bureaux va bien au-delà d’une question esthétique : il s’agit d’une véritable responsabilité légale, sanitaire et sociale. Que vous le fassiez via des employés en interne ou via un prestataire, le respect des obligations permet de garantir un cadre de travail agréable et sécurisé pour tous.

Code du travail

L’hygiène au travail est une obligation légale pour l’employeur, inscrite dans le Code du travail (article R4228-1 et suivants). Ces dispositions visent à protéger la santé des salariés et à assurer des conditions de travail décentes.

Espaces concernés

Les bureaux ne se limitent pas aux postes de travail. Les zones suivantes doivent aussi être entretenues :

• Sanitaires : Ils doivent être nettoyés régulièrement et équipés de savon, d’essuie-mains ou de sèche-mains, et de papier toilette.
• Espaces communs : Salles de réunion, cafétérias, couloirs et ascenseurs doivent être inclus dans le plan de nettoyage.
• Postes de travail individuels : Une attention particulière doit être portée aux claviers, téléphones et autres équipements partagés, véritables nids à bactéries.

Fréquence minimale

Si aucune fréquence précise n’est imposée par la loi, un nettoyage quotidien est fortement recommandé dans les bureaux où l’activité est intense, notamment dans les zones à forte fréquentation comme les sanitaires et les cafétérias.

Assurer la sécurité des employés et des agents d’entretien

Produits d’entretien

Les produits utilisés doivent respecter les normes environnementales et de sécurité. Ils ne doivent pas être nocifs pour la santé des employés ou pour l’environnement.

• Fiches de données de sécurité (FDS) : Les employeurs et prestataires doivent veiller à ce que tous les produits soient accompagnés de fiches expliquant leur utilisation et leurs risques potentiels.
• Stockage sécurisé : Les produits d’entretien doivent être entreposés dans un lieu inaccessible aux non-autorisés, dans des contenants bien étiquetés.

Prévention des accidents

• Signalisation temporaire : Lors du nettoyage des sols, des panneaux « sol glissant » doivent être installés pour prévenir les risques de chute.
• Formation des agents d’entretien : Les prestataires doivent former leurs employés à l’utilisation des produits et équipements (monobrosses, aspirateurs industriels, etc.) pour limiter les risques d’accidents.

Respecter les règles d’hygiène en cas de pandémie

Depuis la pandémie de Covid-19, les exigences en matière de nettoyage des bureaux ont considérablement augmenté.

• Désinfection renforcée : Les surfaces fréquemment touchées (poignées de porte, interrupteurs, claviers) doivent être désinfectées plusieurs fois par jour avec des produits virucides conformes à la norme EN 14476.
• Aération des locaux : Les bureaux doivent être aérés régulièrement pour limiter la concentration de particules en suspension.
• Fourniture de matériel de protection : Si des agents d’entretien travaillent dans des conditions de risque (pandémie, grippe saisonnière), des équipements de protection individuelle (gants, masques) doivent leur être fournis.

Garantir un cadre juridique clair avec les prestataires

Contrat de prestation de nettoyage

En cas de prestation de nettoyage externalisé, il est indispensable de signer un contrat détaillant clairement :

• La fréquence des interventions 
• Les zones à nettoyer 
• Les produits utilisés 
• Les horaires d’intervention (notamment pour éviter de gêner les salariés)

Respect du droit du travail

Les prestataires doivent respecter les réglementations en vigueur concernant leurs propres employés :

• Contrats de travail conformes 
• Respect des horaires légaux et des conditions de travail 
• Respect des conventions collectives applicables au secteur du nettoyage

Prendre en compte les enjeux environnementaux

Le nettoyage des bureaux peut avoir un impact écologique important si les bonnes pratiques ne sont pas mises en place.

• Produits écologiques : Préférez des produits labellisés (type Ecolabel) pour limiter la pollution de l’air et de l’eau.
• Gestion des déchets : Les déchets produits par l’activité de nettoyage (emballages, produits usagés) doivent être triés et éliminés dans le respect des règles de recyclage.
• Sensibilisation : Incitez vos employés à participer au maintien de la propreté (par exemple, en utilisant les poubelles de tri) pour réduire la charge de travail et l’impact environnemental.

Vérifications et audits réguliers

Un suivi régulier est indispensable pour s’assurer que les normes d’hygiène au travail sont respectées.

• Contrôle qualité : Inspectez régulièrement les locaux pour vérifier que le nettoyage est réalisé conformément aux engagements pris.
• Enquête auprès des salariés : Recueillez leurs avis pour identifier les éventuelles zones problématiques ou négligées.
• Mise à jour des protocoles : Adaptez vos pratiques en fonction des retours, des nouvelles réglementations ou des besoins spécifiques de votre entreprise.