Les 4 avantages de l’archivage physique des documents pour les entreprises
La question de la gestion de leurs documents constitue une problématique sans fin pour un nombre croissant d’entreprises. Au fil des années, les documents matériels ont tendance à s’accumuler en même temps que l’espace requis pour leur stockage. On peut donc facilement être tenté de passer au tout numérique pour résoudre le souci. Or, il s’agit d’une grosse erreur. Car, à condition de bien s’y prendre, l’archivage physique des documents présente au moins 4 avantages de taille pour les entreprises.
Réaliser des économies : maintenir un archivage physique des documents tout en gagnant de la place
En premier lieu, il faut bien avouer que procéder à un archivage numérique des documents présente l’inconvénient de coûter très cher. Cela demande d’investir dans des scanners et des logiciels dédiés, dans des dispositifs de sécurisation, ou encore de remplacer régulièrement les supports physiques de stockage. Certes, le cumul de documents matériels peut aussi entraîner ses propres inconvénients. A moins que l’entreprise ne procède à un archivage physique des documents en externalisant cette tâche à un spécialiste tel qu’Everial, afin de passer au « 0 papier dans les locaux ». Tout en continuant à bénéficier des avantages de ce type d’archivage à l’ancienne.
Un avantage déterminant de l’archivage physique : une sécurité accrue
D’autre part, et même si cela est peu intuitif, l’archivage physique des documents présente souvent un degré de sécurité supérieur à ce que proposent les technologies d’archivage numérique. C’est d’ailleurs pour cela que la valeur probante d’un document papier supplante celle d’une copie numérique, et que certains documents se doivent obligatoirement d’être conservé sous une forme matérielle. En effet, il est toujours plus difficile de cambrioler un local bien sécurisé que de pirater un système informatique pour en extraire des données. Ce ne sont pas les exemples récents qui manquent.
Une plus grande pérennité dans le temps pour les documents matériels
De plus, alors que nos concitoyens sont de plus en plus nombreux à acheter des contenus audio ou vidéoludiques dématérialisés, c’est-à-dire dissociés d’un support enfermant les données acquises, ils oublient une chose. Certes, cela semble bien pratique, puisqu’il n’y a pas besoin de se rendre dans un magasin pour procéder à la transaction. Cependant, un support numérique reste fragile, et les données renfermées sont susceptibles de devenir illisibles pour de nombreuses raisons différentes. Sans compter les diverses pannes pouvant affecter les machines utilisées : les informations numérisées deviennent alors impossibles à consulter. Dans le cas de l’archivage de documents, le papier reste fiable et pérenne. S’il est bien conservé, les mentions qui y sont inscrites demeureront lisibles pendant des siècles.
Une confidentialité accrue pour les données : un meilleur contrôle des consultations
Enfin, la confidentialité des informations est un enjeu primordial pour les entreprises. Sur ce point, l’archivage physique des documents présente un avantage indéniable, celui d’un meilleur contrôle de l’accès aux données. En effet, des documents papier rangés dans une armoire fermée à clé ou conservés dans un site d’archivage sécurisé bénéficient d’une protection naturelle face aux regards indiscrets. Et il est facile de vérifier qui consulte les dossiers et limiter l’accès uniquement aux personnes autorisées. À l’inverse, le stockage dématérialisé sur des serveurs ou dans le cloud implique une circulation des données sur les réseaux qui ne peut jamais présenter les mêmes garanties. Les archives numériques laissent aussi des traces immatérielles difficiles à effacer totalement.
Ainsi, il y a toujours des inconvénients à gérer une entreprise de manière entièrement dématérialisée. Si les nouvelles technologies apportent leur lot d’outils précieux pour nous faciliter la vie, il faut aussi savoir reconnaître que c’est parfois dans les vieux pots que l’on fait les meilleures confitures. Et garder l’esprit ouvert et critique.
