Les étapes à suivre pour organiser une réunion sur Paris
Qui dit groupe de travail, dit forcément réunion. Les rencontres d’équipe sont indispensables à l’avancement des missions et à la prise de décision. Puissant outil de gestion, elles permettent aussi de diffuser une information, partager des idées, résoudre des problèmes et motiver les troupes.
Néanmoins, le succès d’une réunion d’équipe requiert une bonne préparation. Pas de place pour l’improvisation ! D’autant plus si on doit l’organiser dans la capitale. Comment réussir l’organisation de votre prochaine réunion d’équipe à Paris ? Suivez notre guide.
Préparer au mieux sa réunion
Quel que soit le but de la réunion, la préparation ne doit en aucun cas être négligée pour pouvoir proposer la meilleure expérience possible à vos participants. D’autre part, cette phase essentielle vous permet de gagner en efficacité et d’assurer le succès de votre rencontre d’équipe.
Une bonne organisation implique de bien préparer toutes les étapes nécessaires à la conduite d’une réunion efficace : définition des objectifs, identification des participants, prévision du budget ou encore choix du lieu. En tout cas, chaque point doit être minutieusement étudié pour organiser au mieux votre réunion. Les détails dans les lignes ci-après !
Fixer les objectifs
La première étape consiste à définir clairement les objectifs de votre réunion d’équipe. Dans ce cadre, il convient de se poser les bonnes questions pour que tout se déroule dans des conditions optimales. Quelle est la raison pour laquelle vous devez réunir votre équipe ? Que souhaitez-vous atteindre avec votre réunion ?
Cadrer les objectifs de la rencontre est important pour de nombreuses raisons. En tant que manager, cela vous permet de mener une réunion efficace grâce à un discours structuré et cohérent. Aussi, la liste des objectifs vous sera d’une aide précieuse pour les étapes suivantes : date, lieu, nombre de participants…
Établir une durée idéale
Pour ne pas tomber dans le piège de la « réunionite », vous devez accorder une importance particulière à la question de la durée. Savez-vous que, d’après une étude américaine, la durée optimale pour une réunion est de 37,5 minutes ? En effet, les participants perdent en attention après 52 minutes, et la réunion risque de ne pas être productive. A l’inverse, si la réunion est de courte durée, elle peut s’avérer inefficace.
Afin d’établir une durée idéale, pensez à inclure dans votre plan un timing précis. Dans le cas où la rencontre doit durer plus d’une heure, il est judicieux de prévoir une pause.
Sélectionner les participants
Après avoir défini les objectifs de la rencontre, vous devez être en mesure d’identifier ceux qui y participeront. Réunion d’information, réunion d’échange, réunion de résolution de problème… Le format de réunion que vous souhaitez organiser vous donnera une idée plus ou moins précise des différents collaborateurs qui doivent être présents ainsi que leur nombre.
Informer les participants à l’avance est toujours de mise pour que la réunion se passe comme prévu. Cela leur permet également de bien se préparer et d’organiser leur temps pour pouvoir assister à la rencontre.
Choisir la date et l’heure
À ce stade, l’étape suivante consiste à fixer la date et l’heure de votre réunion d’équipe. Comme mentionné plus haut, la suite de votre organisation est à définir en fonction de vos objectifs.
Étudiez la disponibilité des membres de l’équipe pour définir la date qui convient le mieux. Pour les sujets importants qui nécessitent une prise de décision rapide, il est de mise d’organiser la réunion à la date la plus proche.
En ce qui concerne l’heure de la réunion, les cadres s’accordent à dire que le créneau idéal serait entre 10 h et midi. Dans tous les cas, il est recommandé de ne pas commencer une réunion à 11 h 30 ou à 16 h 30.
Trouver le lieu idéal pour sa réunion à Paris
L’étape ultime se résume à trouver le lieu adéquat pour réunir votre team. De nos jours, nombreux sont les managers qui privilégient des endroits sortant de l’ordinaire pour leur rencontre d’équipe. En effet, faire le choix d’une salle atypique à Paris, c’est apporter une touche de dynamisme et plus d’efficacité à la réunion. D’autant plus qu’opter pour ce type d’espace permet aux participants de se sentir plus à l’aise et plus motivés. Autre avantage non négligeable, la location d’une salle de réunion à Paris permet de valoriser l’image de l’entreprise.
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